MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS
DALAM KONTEKS BEKERJA
A. Mengenal
Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan
kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat
pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.Bentuk perintah dapat
disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut
respon/tindakan langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan
bentuk perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung.
Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses
kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola
hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi acuan pekerjaan,
bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan pekerjaan karena perintah
itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam budaya kerja,
perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi, petunjuk, dan pedoman.
Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk
dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.
Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:
(1)
himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang
sampah;
(2)
petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;
(3)
Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu berkunjung;
(4)
pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;
(5)
undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba,
undang-undang pendidikan.
B.
Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang
sebagai alat komunikasitertulisyang paling efisien,efektif,ekonomis, dan
praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat
bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.
Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat
resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah
kerja yang dapatdijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu
lembaga,instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau
perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum,
pengumuman, dan disposisi.
1. Surat Perintah
Surat Perintah adalah surat yang berisi
perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus
dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang
diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut
kepada pimpinan.
Surat perintah terdiri atas:
(1) kepala surat
(2) pembukaan
(3) isi surat perintah
2. Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat pemberitahuan
tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi
penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnyakebijakan
pimpinan,petunjukmengenaitatacara pelaksanaan, atau peraturan
perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk dan sifat surat
edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran
khusus. Surat
edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus
ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.
(1) Kepala surat edaran
bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal
surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya
ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam
pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup
serta nama penanggung jawab surat edaran.
3. Surat Pengumuman
Pengumuman berasal dari kata ”umum”,
mendapatkonfiks pe-andan bunyi sengau ng. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti
memberitahukan atau memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang
banyak tentang sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang
banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman
dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
(1) Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara (sound
system).
(2) Pengumuman tertulis, yaitu
pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat
kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.
(3) Pengumuman dari instansi dan
surat pengumuman bukan dari instansi.
Surat pengumuman merupakan surat yang
berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja
yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut. Surat Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:
(1) menyebarkannya sebagai surat edaran,
(2) memasangnya di papan-papan pengumuman, dan
(3) memasangnya di koran-koran sebagai iklan.
4. Memo atau Memorandum
Memorandum biasa digunakan untuk
surat-menyurat secara interndalam lingkungan kantor. Memo dibuat oleh
atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat
sederhana, dan mudah agar cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan,
arahan, penerangan, perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.
Penulisan memo dapat ditik atau ditulis
tangan. Isi memo umumnya tidak lebih dari 10 baris. Bagian-bagian memorandum
meliputi sebagai berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala
memo dan isi memo. Kepala memo berisi:
(1) pihak yang dituju
(2) pengirim memo
(3) perihal memo
(4) tanggal pengirim memo
(5) paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi memo disampaikan dengan bahasa
singkat. Penulisan memo harus langsung menyampaikan pesan atau perintah dengan
kalimat pendek dan tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo biasanya
tidak mencantumkan identitas kantor.
5. Disposisi
Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris
untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan
kata lain, disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/instruksi setelah
surat dibaca oleh pimpinan.
Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian
administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi
lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa
merupakanperintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang
bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut
Disposisi dibedakan menjadi dua macam:
(1) disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada
lembaran surat, dan
(2) disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada
lembaran.
C. Perintah
Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah
bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat.
Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi
petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan.
Oleh sebab itu,
petunjuk penggunaan (manual kerja) biasanya menggunakan bahasa lugas dan mudah
dipahami.
Petunjuk penggunaan dibuat agar pengguna barang/alat dapat menggunakan barang
tersebut dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan cara kerja dan kegunaan
barang tersebut. Barang-barang elektronik, seperti kulkas, televisi, telepon,
mesin cuci, VCD/DVD, atau komputer perlu buku petunjuk.
D. Menindak
Lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Pada bab dua, kita telah mempelajari bagaimana menindaklanjuti perintah
kerja secara lisan, misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang rencana
menyelenggarakan Pentas Seni dalam rangka peringatan HUT sekolah. Ketua OSIS
dan pengurusnya segera melakukan langkah-langkah seperti membentuk panitia,
merencanakan kegiatan, merumuskan agenda kerja, struktur kerja, dan menyusun
beberapa pertanyaan untuk konfirmasi.
Dalam dunia kerja, seorang pemimpin tentu sering memberikan perintah kerja,
baik secara lisan maupun tertulis. Setiap karyawan ,baik sebagai atasan maupun
bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi dengan baik peraturan atau budaya
kerja yang ada pada perusahaan tempat dia bekerja. Setiap menerima perintah
kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang
berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya.
Hal-hal yang perlu dilakukan saat menerima perintah kerja tertulis, ialah
seperti berikut.
(1)
Membaca perintah kerja secara teliti, hati-hati, dan saksama.
(2)
Membuat catatan informasi penting dari perintah kerja tersebut.
(3)
Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan perintah
(4)
Merancang bagan atau prosedur kerja yang diperintahkan.
(5)
Meminta konfirmasi kepada pemberi perintah akan ketepatan rencana
kerja.
RANGKUMAN
A.
Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu
himbauan/larangan, petunjuk, peraturan, pedoman, dan undang-undang.
B.
Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat yang
berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Model surat
yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain:
1. Surat
Perintah
2. Surat
edaran, yang terdiri atas surat edaran umum dan surat edaran khusus.
3. Surat
Pengumuman yang dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
(1) Pengumuman lisan
(2) Pengumuman tertulis
(3) Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari
instansi.
4. Memo
atau Memorandum
5.
Disposisi yang dibedakan menjadi disposisi langsung dan disposisi
tidak langsung.
C.
Perintah Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah
bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat.
Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi
petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan, seperti barang-barang elektronik
TV, kulkas, VCD, atau HP.
D.
Menindak lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau
instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat
menindaklanjutinya. Tindak lanjut tersebut mulai dari
membacaperintahkerjasecara teliti sampaidengan meminta konfirmasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar