MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS DALAM KONTEKS BEKERJA

MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS

DALAM KONTEKS BEKERJA

A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis

Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut respon/tindakan langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung.

Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam proses kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai oleh pola hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan pekerjaan karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman kerja. Dalam budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentukinstruksi, petunjuk, dan pedoman. Karena pekerjaan berkaitan dengan administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk dan pedoman lebih banyak diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.

Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:

(1)  himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang sampah;

(2)  petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;

(3)  Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu berkunjung;

(4)  pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;

(5)  undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.

B.  Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasitertulisyang paling efisien,efektif,ekonomis, dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.

Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah kerja yang dapatdijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum, pengumuman, dan disposisi.

1. Surat Perintah

Surat Perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.

Surat perintah terdiri atas:

(1)  kepala surat

(2)  pembukaan

(3)  isi surat perintah

2.  Surat Edaran

Surat Edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnyakebijakan pimpinan,petunjukmengenaitatacara pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.

Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.

(1)  Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.

(2)  No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.

(3)  Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah

(4)  Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat

(5)  Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edaran.

3. Surat Pengumuman

Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapatkonfiks pe-andan bunyi sengau ng. Kata  dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan  asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.

 (1)  Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).

(2)  Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.

(3)  Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan tentang masalah yang perlu  diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut. Surat Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:

(1)  menyebarkannya sebagai surat edaran,

(2)  memasangnya di papan-papan pengumuman, dan

(3)  memasangnya di koran-koran sebagai iklan.

 4.  Memo atau Memorandum

Memorandum biasa digunakan untuk surat-menyurat secara interndalam lingkungan kantor.   Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat sederhana, dan mudah agar cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan, perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.

Penulisan memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya tidak lebih dari 10 baris. Bagian-bagian memorandum meliputi sebagai berikut:

a.  Ciri Bentuk

Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Kepala memo berisi:

(1) pihak yang dituju

(2) pengirim memo

(3)  perihal memo

(4) tanggal pengirim memo

(5)  paraf dan nama pengirim

b.  Ciri Isi

Isi memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus langsung menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek dan tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo  biasanya tidak mencantumkan identitas kantor.

 
                          5.  Disposisi

Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa merupakanperintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut

Disposisi dibedakan menjadi dua macam:

      (1)  disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat, dan

      (2)  disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran.

C. Perintah Kerja Berbentuk Manual

Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan.

Oleh sebab itu, petunjuk penggunaan (manual kerja) biasanya menggunakan bahasa lugas dan mudah dipahami.

            Petunjuk penggunaan dibuat agar pengguna barang/alat dapat menggunakan barang tersebut dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan cara kerja dan kegunaan barang tersebut. Barang-barang elektronik, seperti kulkas, televisi, telepon, mesin cuci, VCD/DVD, atau komputer perlu buku petunjuk.

D. Menindak Lanjuti Perintah Kerja Tertulis

Pada bab dua, kita telah mempelajari bagaimana menindaklanjuti perintah kerja secara lisan, misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang rencana menyelenggarakan Pentas Seni dalam rangka peringatan HUT sekolah. Ketua OSIS dan pengurusnya segera melakukan langkah-langkah seperti membentuk panitia, merencanakan kegiatan, merumuskan agenda kerja, struktur kerja, dan menyusun beberapa pertanyaan untuk konfirmasi.

Dalam dunia kerja, seorang pemimpin tentu sering memberikan perintah kerja, baik secara lisan maupun tertulis. Setiap karyawan ,baik sebagai atasan maupun bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi dengan baik peraturan atau budaya kerja yang ada pada perusahaan tempat dia bekerja. Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya.

Hal-hal yang perlu dilakukan saat menerima perintah kerja tertulis, ialah seperti berikut.

(1)  Membaca perintah kerja secara teliti, hati-hati, dan saksama.

(2)  Membuat catatan informasi penting dari perintah kerja tersebut.

(3)  Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan perintah

(4)  Merancang bagan atau prosedur kerja yang diperintahkan.

(5)  Meminta konfirmasi kepada  pemberi perintah akan ketepatan rencana kerja.

RANGKUMAN

A.  Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis

Bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu himbauan/larangan, petunjuk, peraturan, pedoman, dan undang-undang.

B.  Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau surat resmi. Model surat yang berisi informasi kerja atau perintah kerja, antara lain:

1.  Surat Perintah

2.  Surat edaran, yang terdiri atas surat edaran umum dan surat edaran khusus.

3.  Surat Pengumuman yang dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

(1)  Pengumuman lisan

(2)  Pengumuman tertulis

(3)  Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

4.  Memo atau Memorandum

5.  Disposisi yang dibedakan menjadi disposisi langsung dan disposisi

tidak langsung.

C.  Perintah Kerja Berbentuk Manual

Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan perintah bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu objek atau alat. Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen barang untuk memberi petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan, seperti barang-barang elektronik TV, kulkas, VCD, atau HP.

D.  Menindak lanjuti Perintah Kerja Tertulis

Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk surat atau instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan, kita harus dapat menindaklanjutinya. Tindak lanjut tersebut mulai dari membacaperintahkerjasecara teliti sampaidengan meminta konfirmasi

Menyimak Untuk Menyimpulkan Informasi yang Tidak Bersifat Perintah

A.    KEGIATAN MENYIMAK DAN MEMAHAMI INFORMASI NONVERBAL

Menyimak merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dapat menambah atau memperluas pengetahuan. Keterampilan menyimak perlu dilatih secara terus-menerus dan berkesinambungan. Proses pelatihan menyimak menuntut adanya kesiapan mental dan kesehatan fisik serta motivasi atau kemauan secara sadar untuk mengikuti seluruh isi simakan. Pada dasarnya menyimak adalah kegiatan menyerap informasi yang disampaikan secara lisan dengan tidak sekadar menggunakan indera pendengaran, tetapi juga berupaya menangkap isi atau pesan serta memahami makna informasi yang disampaikan. Hasil simakan dapat diungkapkan kembali dengan bahasa sendiri dengan tidak mengubah pengertian dasar informasi sumber.

Proses menyimak menuntut motivasi dan perhatian dari pendengar. Tanpa keinginan dan perhatian, sulit mengharapkan hasil yang memuaskan. Berdasarkan caranya, macam-macam menyimak terdiri atas:

1. Menyimak Intensif

Menyimak memahami secara terperinci, teliti, dan mendalami bahan yang disimak.

2. Menyimak Ekstensif

Menyimak memahami secara sepintas dan umum dalam garis-garis besar atau butir-butir penting tertentu.

3. Menyimak untuk Belajar

Melalui kegiatan menyimak, seseorang mempelajari berbagai hal yang dibutuhkan. Misalnya, para siswa menyimak ceramah guru bahasa Indonesia, para siswa mendengarkan suara radio, televisi, dan sebagainya.

4. Menyimak untuk Menghibur

Menyimak sesuatu untuk menghibur dirinya. Misalnya, menyimak pembacaan cerita-cerita lucu, pertunjukan sandiwara, film, dan sebagainya.

5. Menyimak untuk Menilai

Menyimak mendengarkan, memahami isi simakan, menelaah, mengkaji, menguji, dan membandingkan dengan pengalaman serta pengetahuan menyimak.

6. Menyimak Diskriminatif

Menyimak untuk membedakan bunyi suara. Dalam belajar bahasa Inggris, misalnya siswa harus dapat membedakan bunyi (i) dan (i:).

7. Menyimak Pemecahan Masalah

Menyimak mengikuti uraian pemecahan masalah secara kreatif dan analisis yang disampaikan oleh si pembicara. Mungkin juga penyimak dapat memecahkan masalah yang dihadapinya, secara kreatif dan analisis setelah yang bersangkutan mendapat informasi dari menyimak sesuatu.

Untuk dapat mengungkapkan kembali informasi simakan yang diterima dengan baik dan memadai, kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut.

1. Perhatikan judul wacana yang akan dilisankan.

2. Catatlah kata-kata kunci yang dianggap penting berupa frasa atau klausa.

3. Catatlah ide-ide pokok setiap paragraf.

4. Catatlah fakta-fakta atau data berupa angka, persentase, atau perbandingan.

5. Uraikan kembali dalam bentuk ikhtisar berdasarkan data-data yang dicatat.

Informasi hasil simakan dapat dikemukakan atau disampaikan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Informasi verbal berwujud uraian, ulasan, atau penjelasan dan dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan. Informasi ini dianggap lebih mudah dicerna dan dipahami.

Contoh informasi verbal:

Sulistya mengatakan UN lebih banyak menimbulkan penderitaan bagi sekolah swasta dan pinggiran. Bagaimana mungkin sekolah pinggiran yang sarana, prasarana, kualitas SDM, dan pemenuhan standar pelayanan minimal (SPM)-nya sangat terbatas disamakan dengan sekolah yang SPM-nya lengkap dan pada umumnya didominasi sekolah negeri perkotaan. UN yang diselenggarakan setiap tahun hanya akan menambah persoalan dan pemborosan APBN, jika hasil ujian periode sebelumnya tidak ditindaklanjuti dengan upaya peningkatan kualitas pembelajaran pada sekolah yang angka kelulusannya rendah.

Informasi berbentuk nonverbal cenderung bersifat visual, berupa bentuk atau gambar serta garis-garis yang memiliki ciri-ciri tersendiri dan cenderung perlu pengamatan lebih khusus. Contohnya: grafik, denah, bagan, diagram, atau matriks.

Berikut ini pengertian dan contoh bentuk informasi nonverbal.

1. Grafik

Grafik adalah gambaran pasang surutnya suatu keadaan atau data yang ada dengan garis atau gambar. Grafik dibedakan menjadi tiga macam, yaitu grafik batang, grafik garis, dan grafik lingkaran.

a. Grafik batang adalah lukisan naik turunnya data berupa batang atau balok dan dipakai untuk menekankan adanya perbedaan tingkatan atau nilai berupa aspek.

b. Grafik garis adalah lukisan naik turunnya data berupa garis yang dihubungkan dari titik-titik data secara berurutan. Grafik ini dipakai untuk menggambarkan perkembangan atau perubahan dari waktu ke waktu.

c. Grafik lingkaran adalah gambaran naik turunnya data berupa lingkaran untuk menggambarkan persentase dari nilai total atau seluruhnya.

2. Diagram

Diagram adalah (gambaran buram, sketsa) untuk memperlihatkan atau menerangkan sesuatu. Bentuk-bentuk diagram antara lain adalah diagram arus (bagan alur), diagram balok, diagram gambar, diagram garis, diagram lingkaran, diagram cabar, dan diagram pohon.

3. Tabel

Tabel adalah daftar yang berisi ikhtisar dan sejumlah data informasi, biasanya berupa kata-kata dan bilangan yang tersusun secara bersistem, urut ke bawah dalam lajur dan deret tertentu dengan garis pembatas sehingga dapat dengan mudah disimak.

4. Bagan

Bagan adalah gambaran secara analisis atau terurai tentang proses yang terjadi di alam, teknologi, dan masyarakat manusia. Bagan digunakan untuk membantu memperjelas proses kerja.

5. Peta

Peta adalah gambar atau lukisan pada kertas yang menunjukkan letak tanah, laut, sungai, gunung-gunung, dan sebagainya atau representasi melalui gambar dari suatu daerah yang menyatakan sifat, batas, sifat permukaan, dan sebagainya.

B.     PENGALIHAN INFORMASI VERBAL MENJADI NONVERBAL

Informasi yang kita simak perlu ditelaah isinya berdasarkan kepen- tingan atau maksud yang terkandung di dalamnya. Bentuk-bentuk pengungkapan informasi baik yang verbal maupun nonverbal masing- masing selalu membutuhkan penyampaian informasi. Adakalanya suatu informasi lebih tepat disampaikan dengan penyajian verbal karena lebih memerlukan banyak penjelasan daripada bentuk visual. Namun, ada informasi yang lebih mudah dicerna karena disajikan dalam bentuk nonverbal. Tapi pada dasarnya semua itu bergantung pada kebutuhan. Proses mengubah isi informasi verbal menjadi nonverbal memang agak sulit. Namun, bila bahan simakan dapat ditelaah, hal itu bukan hal yang tidak dapat dilakukan. Itulah sebabnya, kita perlu berlatih dengan saksama. Cara pertama, simaklah isi informasi dengan penuh perhatian. Kedua, setelah disimak, cobalah perhatikan: Apa isinya, bagaimana uraiannya, dan dapatkah divisualisasikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk mengalihkan atau mengubah informasi verbal ke informasi nonverbal, adalah sebagai berikut. 

1. Perhatikan dengan saksama isi informasi verbal yang ingin diubah.
2. Perhatikan data-data berupa lambang, satuan atau angka-angka serta perbandingannya untuk menentukan bentuk visual yang efektif, apakah grafik, tabel, diagram dan yang lainnya.
3. Catatlah hal-hal pokok atau inti dari informasi yang disimak.
4. Buatlah bentuk nonverbal yang tepat untuk mengungkapkan informasi tersebut.
5. Gambar, bagan, atau grafik dibuat dengan baik, benar, tepat, dan seimbang dengan isi.
6. Tentukan warna, lambang, atau bentuk untuk menggambarkan atau membedakan data-datanya.

Perhatikan contoh perubahan informasi verbal menjadi informasi nonverbal di bawah ini!

Berdasarkan penghitungan suara sementara putaran pertama pemilu Presiden 2004, Yudhoyono-Yusuf Kalla menempati urutan pertama dengan perolehan suara sebanyak 35.687.602 atau 33,60% dari total perolehan suara. Megawati-Hasyim menempati urutan kedua dengan perolehan jumlah suara sebanyak 27.910.706 atau 26,27% dari total perolehan suara. Urutan ketiga ditempati oleh Wiranto-Salahuddin dengan perolehan suara sebanyak 23.583.501 atau 22,20% dari total perolehan suara. Urutan keempat itempati Amien Rais-Siswono dengan perolehan jumlah suara sebanyak 15.800.979 atau 14,08% dari total perolehan suara sedangkan duet Hamzah-Agum menempati urutan terakhir. Total perolehan suara yang telah terkumpul sampai 19 Juli 2004, pukul 21.00 adalah 106.228.247 orang.

Inti dari informasi verbal di atas, adalah sebagai berikut.

1. Informasi tentang penghitungan suara pemilu Presiden 2004.
2. Penghitungan suara sementara putaran pertama pemilu Presiden 2004 Yudhoyono-Kalla menempati urutan pertama pemilu dengan perolehan suara sebanyak 35.687.602 atau 33,60%.
3. Megawati-Hasyim menempati urutan kedua dengan perolehan suara 27.910.706 atau 22,20%.
4. Wiranto-Salahuddin berada di urutan ketiga dengan perolehan suara 23.583.501 atau 22,20%.
5. Amien-Siswono memperoleh jumlah suara 15.800.979 atau 14,80%.

C.    MENYAMPAIKAN PENDAPAT MELALUI SIMPULAN SECARA DEDUKTIF DAN INDUKTIF

Penyimpulan secara deduktif ialah cara mengambil simpulan dari pernyataan yang bersifat umum diikuti oleh uraian atau pernyataan- pernyataan yang bersifat khusus.

Menyampaikan simpulan dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan. Penyampaian harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Simpulan yang disampaikan dapat diperoleh dari informasi lisan maupun tulisan baik informasi lisan yang bersifat verbal maupun informasi tulisan yang berbentuk nonverbal. Simpulan dapat disertakan dengan opini atau pendapat.

Opini adalah pandangan berdasarkan ideologi atau sikap seseorang dalam memberikan suatu wawasan terhadap objek atau peristiwa. Opini dapat juga disebut pendapat seseorang. Antonim dari opini adalah fakta. Fakta bersifat objektif, merupakan kenyataan bersifat konkret dan dapat dibuktikan kebenarannya.

Perhatikan contoh berikut.

Pendapat/Opini

Pemkab. dan PT. Jasa Marga berusaha menuntaskan kesepakatan pembangunan fisik jalan tol.

Jalan tol Gempol–Pasuruan diharapkan mampu mendorong akselerasi pertumbuhan perekonomian kawasan.

Fakta

Harga tanah yang dibebaskan ditetapkan Rp 80.000,- hingga Rp 400.000 per meter persegi. Di Gedung Grahadi Surabaya dilangsungkan penandatanga- nan kesepakatan bersama.

Simpulan yang di dalamnya terdapat opini dapat dilihat pada contoh di bawah ini.

Vika bercita-cita menjadi animator profesional. Ia pun masuk ke SMK Grafika. Di samping itu, ia juga mengikuti kursus komputer dan bahasa Inggris. Untuk mencapai keinginannya itu, ia berencana setelah lulus sekolah akan kuliah pada jurusan desain grafis. Jika tak mampu kuliah, ia berencana kursus desain grafis atau mengikuti balai latihan kerja (BLK). Bila tak memungkinkan, ia akan bekerja apa saja untuk mengumpulkan uang biaya kuliah. Sungguh begitu kuatnya keinginan Vika dalam mengapai cita- citanya sehingga segala kemungkinan jalan yang terbaik akan dia tempuh.

Contoh pertama ialah simpulan yang diuraikan secara deduktif dengan penambahan opini atau pendapat di bagian akhir paragraph

Source :

Ebook BSE Bahasa Indonesia SMK kelas XI

http://roishare.blogspot.com/2013/11/menyimak-untuk-menyimpulkan-informasi.html